Zautomatyzuj uzupełnianie umowy z DOKTOMY.COM

Czy świadczysz usługi wymagające zawierania prostych umów, klauzul, oświadczeń przed rozpoczęciem lub w trakcie trwania współpracy?

Czy dokumenty, które muszą podpisać Twoi kontrahenci są zestandaryzowane lub ze względu na swoją powszechną treść nie wymagają dokonywania zmian, poza ich spersonalizowaniem, czyli uzupełnieniem danymi klienta? Chciałbyś zautomatyzować proces ich uzupełniania?

Proponujemy skorzystanie z naszej aplikacji DOKTOMY, która w bardzo łatwy sposób pomoże zapanować nad stroną formalną.

W kilku prostych krokach pomaga uporządkować umowy, zautomatyzować proces ich uzupełniania oraz tworzy bazę wygenerowanych dokumentów, do której dostęp zapewniony będzie przez 24/7. Sprawdź, co należy zrobić:

  1. Załóż konto w systemie DOKTOMY.
  2. Wprowadź szablony dokumentów do DOKTOMY. Możesz skorzystać ze swoich wcześniej przygotowanych wzorów.
  3. Dodaj szablon dokumentu.
  4. Tam, gdzie w szablonie potrzebna jest spersonalizowana dana taka jak imię, nazwisko, adres osoby z którą zawierasz umowę, adres e-mail, nr telefonu potrzebny do kontaktu, imię, nazwisko itp. określasz jako tzw. zmienną, co należy rozumieć jako tą część dokumentu, która będzie zmieniana w zależności od danych klienta. Pozostała treść będzie stała.
  5. Skonfiguruj formularze zgłoszeniowe, w których znajdą się pola ze wszystkimi zmiennymi potrzebnymi w dokumencie a następnie udostępnij klientowi link do formularza z konkretną umową lub link, pod którym będą znajdowały się formularze wszystkich wariantów umów, do wyboru przez klienta.
  6. Kiedy klient uzupełni i wyśle formularz, w twojej bazie wygenerowanych dokumentów zapisze się nowy rekord z danymi tego klienta oraz wskazaniem szablonu umowy, który został wybrany.

 

Jakie działania leżą po stronie klienta:

  1. W zależności, jaki link został wysłany, klient w pierwszej kolejności, albo wybiera formularz umowy, którą chce zawrzeć a następnie wypełnia pola ze zmiennymi, albo od razu wypełnia pola wysłanego formularza konkretnej umowy.
  2. Po wypełnieniu pól i kliknięciu „Wyślij”, system generuje uzupełniony dokument i na życzenie klienta wysyła go na podany adres e-mail.
  3. Klient otrzymuje uzupełnioną umowę gotową do podpisu, którą wystarczy wydrukować i podpisać a następnie wysłać lub przekazać drugiej stronie.

Dysponując listą wygenerowanych dokumentów, która tworzy się automatycznie dzięki wypełnieniu formularza przez klienta, masz podgląd kto wygenerował dokument. Jeżeli nie dysponujesz jej podpisaną wersją wiesz, że klient jej nie dostarczył i może warto się przypomnieć.

Co zyskujesz z DOKTOMY:

  1. Porządek.
  2. Więcej czasu.
  3. Mniej stresu.
  4. Automatyzację procesu.
  5. Narzędzie do generowania dokumentów masowych.

A dokładnie jakie odczujesz korzyści?

  1. Szablony umów będą w jednym miejscu, co pozwoli Ci zapomnieć o problemie przeszukiwania folderów w celu znalezienia najbardziej aktualnych wersji.
  2. Zastosowanie zmiennych sprawia, że uzupełnianie umowy jest szybkie i nie generuje ryzyka pominięcia miejsca, gdzie spersonalizowana dana ma być użyta, ponieważ system będzie ją automatycznie umieszczał wszędzie tam, gdzie w szablonie wskazaliście jej zastosowanie.
  3. Wspomniana baza wygenerowanych dokumentów to tylko jedno z wielu zestawień zbiorczych. Zakładając konto w DOKTOMY masz możliwość tworzenia dowolnych baz danych np. bazy klientów, bazy potencjalnych klientów, bazy uczestników zajęć i wiele innych, dzięki którym możesz po prostu bardziej zorganizować swoją pracę lub tworzyć dokumenty w sposób spersonalizowany i masowy. Wystarczy przygotować stosowne szablony i korzystać z utworzonych lub zaimportowanych baz.
  4. Do baz danych, szablonów i wygenerowanych dokumentów masz dostęp przez aplikację 24/7.
  5. Jeżeli do tej pory, twój proces uwzględniał drukowanie niewypełnionych umów i osobiste przekazywanie ich zainteresowanym, z DOKTOMY zaoszczędzisz na tuszu, papierze i czasie oraz wyeliminujesz problem pomyłki z przekazaniem niepoprawnej wersji dokumentu, ponieważ to klient wybiera opcję, która mu odpowiada.
  6. Dzięki prostemu formularzowi ze zmiennymi zaoszczędzisz klientowi czasu w poszukiwaniu miejsc w umowie, gdzie wpisać stosowne dane a fakt elektronicznego uzupełnienia pomoże Ci w zgromadzeniu czytelnych danych.
  7. Wprowadzasz automatyzację procesu, która mimo początkowej pracy nad utworzeniem szablonów, niemalże zawsze związana jest z oszczędnością czasu, optymalizacją procesu, czyli po prostu wejściem na wyższy poziom obsługi klienta.

 

Zastanawiasz się ile to wszystko kosztuje? Otóż DOKTOMY ma pakiet DARMOWY, który jednakże ma swoje ograniczenia, ponieważ pozwala na wygenerowanie do 20 spersonalizowanych dokumentów miesięcznie i wprowadzenie maksymalnie 5 szablonów.
W darmowej wersji nie możesz korzystać z formularza przeznaczonego dla klienta, nie pozwala ona na zaimportowanie baz oraz nie pozwala na masowe tworzenie dokumentów. Sprawdź cennik DOKTOMY.

To, co może być dla Ciebie interesujące to najczęściej wybierany pakiet STANDARD, który nie dość, że zawiera wszystkie opcje to jeszcze pozwala na wygenerowania 500 dokumentów na miesiąc oraz pozwala wprowadzić 25 szablonów dokumentów za jedyne 216,00 zł netto / rok przy opłacie jednorazowej lub 28,00 zł netto / m-c przy płatnościach miesięcznych. Umowa między stronami zawierana jest na czas nieokreślony z możliwością zaprzestania korzystania
w dowolnym momencie. W przypadku płatności jednorazowych część abonamentu za niewykorzystaną część roku nie będzie zwrócona.