Instrukcja korzystania z formularza dokumentów
Formularz dokumentu to nowa funkcjonalność w ramach systemu generowania dokumentów DOKTOMY. Jego podstawowym zadaniem jest uproszczenie czynności uzupełniania dokumentów przez kontrahentów. Chodzi o uzupełnienie przez drugą stronę danych takich jak nazwa kontrahenta, imię, nazwisko, adres, NIP i wiele innych zmiennych, dzięki którym dokumenty stają się spersonalizowane.
Jeżeli ciekawi Cię nowa funkcjonalność zobacz jak w kilku krokach przygotować i udostępnić formularz kontrahentom.
1. Po zalogowaniu się na doktomy.com przejdź do sekcji Szablony dokumentów w menu głównym i kliknij przycisk „Dodaj nowy szablon” lub skorzystaj z dodanego wcześniej szablonu (pomiń punkty 2 i 3).
2. Aby dodać Szablon dokumentu wprowadź następujące dane, w kolumnie po lewej stronie:
a) „Nazwa” to nazwa szablonu jaka będzie widoczna w tabeli z szablonami dokumentów,
b) „Opis” to opis szablonu na potrzeby wewnętrzne, nie będzie on widoczny dla nikogo innego poza osobami, które mają dostęp do konta Doktomy,
c) „Nazwa pliku” to nazwa pliku pod jaką będzie się otwierał wygenerowany plik,
d) „Domyślny format generowanego dokumentu” to format PDF lub DOCX, czyli format w jakim otworzy się wygenerowany dokument.
Na dole kolumny po lewej stronie znajdują się „zmienne” użyte w dokumencie a zatem zgodnie z załączoną tam instrukcją wszystkie dane, które w dokumencie po prawej stronie zostały zapisane w nawiasie kwadratowym [] a jednocześnie są to te informacje, które zmieniają się w zależności od kontrahenta. Program zawsze podpowie sugerowane zmienne, ale to od Państwa zależy jakie zmienne zostaną użyte w dokumencie.
Po Prawej stronie znajduje się treść właściwa dokumentu, który stanie się naszym szablonem.
3. Po utworzeniu szablonu należy kliknąć ZAPISZ w prawym dolnym rogu, aby nasz szablon zasilił zestawienie szablonów dokumentów.
4. Mając przygotowany szablon możemy już generować formularz do uzupełnienia danych. Jeżeli korzystacie Państwo z Doktomy po raz pierwszy sugerujemy przygotować jeszcze jeden szablon, tym razem szablon wiadomości do klienta, którą to wiadomość otrzyma wraz z uzupełnioną umową w drodze formularza. W tym celu należy skorzystać z menu Ustawienia – > Szablony e-mail i dodać nowy szablon
„Nazwa” szablonu powinna łatwo identyfikować treść. Będzie ona wyświetlania w drop liście podczas tworzenia formularza i nie tylko.
„Opis” ma cechy pomocnicze w identyfikacji.
„Tytuł E-maila” to tytuł pod jakim dana wiadomość trafi na skrzynkę odbiorcy.
„Treść maila” to główna część wiadomości.
Teraz wystarczy kliknąć przycisk ZAPISZ w prawym, dolnym rogu.
5. W następnym kroku wrócimy do sekcji Szablony dokumentów. Aby utworzyć formularz do dokumentu, skorzystaj z ikony „Utwórz formularz”. Ekran przeniesie Cię do widoku edycji formularza do Twojego dokumentu.
6. Generator formularza składa się z dwóch głównych kolumn. Kolumna lewa tzw Ustawienia formularza to część aktywna, która pozwala na dokonywania zmian/personalizację podstawowych informacji w formularzu, podczas, gdy kolumna prawa to jego podgląd. W takiej wersji zobaczy go Twój kontrahent.
a) zaznacz checkbox „Udostępnij formularz dla szablonu [nazwa]” – jeżeli tego nie zaznaczysz, Twój formularz nie zostanie udostępniony,
b) „Nazwa formularz” – to nazwa, pod jaką Twój formularz będzie wyświetlany klientom,
c) „Opis” – dodatkowe treści identyfikujące formularz. Zauważ, że uzupełniane przez Ciebie treści automatycznie znajdują odzwierciedlenie w podglądzie, dzięki czemu od razu widzisz, gdzie dana informacja będzie wyświetlana,
d) Indywidualny link formularza to link do tego jednego formularza,
e) Link z zestawieniem Twoich formularzy to link, pod którym znajdą się wszystkie Twoje udostępnione formularze, z których klienci będą mogli wybrać ten, który ich interesuje,
f) Pola w formularzu to część poświęcona tym wszystkim zmiennym, które uwzględniono w umowie, których kolejność w ramach formularza może być dowolnie zmieniana.
h) każde pole składa się z Nazwy wyświetlanej – to nazwa zmiennej, którą możesz zmienić oraz z Opisu, stanowiącego treść pomocniczą, np. wyjaśniającą daną zmienną. Opis nie musi być uzupełniony,
i) możesz też zaznaczyć, czy dane pole ma mieć charakter obowiązkowy czy też nie. Jeżeli pole będzie miało charakter obowiązkowy, ale kontrahent go nie uzupełni, formularz nie zostanie zapisany a system wskaże pola do obowiązkowego uzupełnienia,
j) pod polami znajduje się przycisk z możliwością dodania nagłówka, który umożliwia uporządkowanie formularza np. poprzez podział na kategorie danych np. dane osobowe. Formularz umożliwia zmianę miejsca pól z nagłówkami oraz ich usuwanie.
Na końcu aktywnej części znajdują się obszary:
Opcje dokumentu – pozwalają na określenie w jakim formacie dana umowa/dany dokument będą wysyłane do kontrahenta i do nas oraz umożliwiają dodawanienie do dokumentu standardowej stopki zdefiniowanej w Ustawieniach.
Powiadomienia – to część, w której definiujesz, czy o fakcie wypełnienia formularza chcesz się dowiedzieć mailowo. Jeżeli tak, zaznaczasz checkbox „Powiadom mnie o wypełnieniu formularza poprzez wiadomość e-mail”. Po zaznaczeniu, system poprosi Cię o podanie adresu e-mail oraz wybór szablonu wiadomości. Pamiętaj to jest wiadomość, którą system wysyła do Ciebie jako Administratora. Możesz też od razu określić, czy chcesz, aby oprócz Powiadomienia, wypełniony dokument został do Ciebie wysłany. W tym celu zaznacz checkbox „Dołącz wygenerowany plik do wiadomości”.
Oprócz powiadamiania Właściciela umowy ważną część w powiadomieniach zajmuje powiadomienie osoby, która formularz wypełnia. W tym miejscu, poprzez zaznaczenie checkboxa „Wyślij formularz e-mail do osoby, która wypełniła formularz” sprawiasz, że kontrahent po uzupełnieniu formularza będzie miał możliwość wpisania swojego adresu e-mail i wysłania do siebie treści umowy z uzupełnionymi danymi. Podobnie jak w przypadku powiadomienia do właściciela tutaj też możesz określić, czy wraz z powiadomieniem kontrahent otrzyma dokument w formie załącznika.
Zgody formalne – to obowiązkowa część do zatwierdzenia przez wypełniającego z chwilą przekazania danych osobowych. Jest to najczęściej Regulamin oraz polityka prywatności stosowana w firmie.
Po uzupełnieniu danych kliknij ZAPISZ w prawym dolnym rogu.
Pamiętaj – formularz zawsze można edytować.
7. Po zapisaniu przygotowanego formularza, w ciągu ikon przypisanych do formularza pojawi się ikona umożliwiająca skopiowanie linku formularza, gotowego do wysłania go do kontrahenta lub umieszczenia na stronie www.
Naciśniecie tej ikony jest równoznaczne ze skopiowaniem linku. Taki link możesz przesłać bezpośrednio do swoich kontrahentów.
8. Jeżeli zależy Ci, aby wysłać do klienta lub umieścić na stronie zestawienie wszystkich Twoich formularzy z opcją wyboru dla klienta, wówczas musisz skorzystać z linku znajdującego się w formularzu, który opisano w punkcie 6e.
9. Gotowy formularz będzie wyglądał jak niżej.
Ad10. Zestawienie formularzy dostępne pod linkiem będzie wyglądało jak niżej.
