Jak wygenerować wezwanie do zapłaty dla wielu kontrahentów jednocześnie?

Kontrahent, który wykonuje swoje usługi w określonym terminie, jest zdecydowanie na wagę złota. Jednak współpraca idealna to taka, gdzie zarówno usługodawca, jak i usługobiorca wywiązują się ze swoich obowiązków i ustaleń. Niejednokrotnie bywa tak, że Klient po zakończonej pracy lub w przypadku pakietów lub subskrypcji, zapomina o dokonaniu płatności w wyznaczonym czasie. Są to podstawy do dostarczenia mu wezwania do zapłaty. Najpierw jednak trzeba je stworzyć… Więc jak wygenerować wezwanie do zapłaty dla wielu kontrahentów jednocześnie

Oczywiście na początku polecamy skontaktować się bezpośrednio z Klientem, starając się sprawę załatwić spokojnie i wykazując się przy tym zrozumieniem. Jednak gdy taki wariant nie pomoże lub zwyczajnie jest to niewykonalne ze względu na dużą ilość obsługiwanych Klientów, możemy sięgnąć po masowe generowanie wezwania do zapłaty w generatorze dokumentów DOKTOMY.

Wybór odbiorców wezwania do zapłaty

Po stworzeniu odpowiedniego szablonu ze zdefiniowanymi zmiennymi, możemy zająć się wyznaczeniem Kontrahentów, do których powinien trafić wygenerowane wezwanie do zapłaty. Pisaliśmy, jak można wprowadzić dane ręcznie ( w przypadku pojedynczego generowania dokumentu dla użytkownika np. Spoza bazy), a na tym przykładzie pokażemy, jak możesz wygenerować dokument dla wielu osób jednocześnie. Jest to jedna z opcji i dużych zalet generatora dokumentów DOKTOMY.

Gdy nasz szablon jest gotowy, przechodzimy do stworzenia bazy odbiorców z potrzebnymi informacjami.

W sytuacji, gdy mamy już stworzoną bazę danych np. Płatnicy, to bez komplikacji, możemy na jej podstawie wybrać, komu musimy wygenerować wezwanie do zapłaty. Oznacza to, że w sytuacji, gdy mamy wpisane rekordy ( osoby ) z odpowiednimi danymi, możemy wybrać dowolną ilość osób z listy, bez konieczności generowania dokumentów dla całej bazy, a jedynie dla osób, które spóźniają się z płatnością.

0. 1 Wybieramy opcję skorzystania z bazy danych

 

0. 2 Wybieramy bazę danych, z której chcemy skorzystać

 

0. 3 Zaznaczamy Płatników, dla których ma zostać wygenerowane wezwanie do zapłaty i wybieramy opcję GENERUJ DLA WYBRANCYH REKORDÓW.

Edycja danych w szablonie wezwania do zapłaty

Następnym krokiem jest dopasowanie informacji. W tym przypadku niezmiennie mamy 3 opcje:

• Dopasować zmienną do informacji (np. Nazwa = Nazwa kontrahenta )
• Wypełnić ją ręcznie ( np. podajemy dzisiejszą datę, jeżeli ma się pojawić na dokumencie)
• Pozostawić pustą ( jeżeli ma być uzupełniona jako indywidualna informacja dla każdego Płatnika osobno w późniejszym etapie )

 

Po przejściu dalej, zostanie przedstawiona nam lista Płatników, z oznaczeniem, co wymaga naszej uwagi i ręcznego wpisania (tutaj pojawia się kwestia powyżej opisanych pustych pól).

Musimy przejść do edycji osoby, która wymaga uwagi, oraz uzupełnić brakujące dane. W przypadku dalszego pozostawienia pól pustych, będą one niewidoczne na dokumencie. Dodatkowo, nawet w tym momencie możemy określić, czy chcemy dodać nagłówek i stopkę dla tego wezwania do zapłaty oraz czy chcemy wysłać dokument mailowo dla naszego Kontrahenta.

Po edycji odpowiednich danych, generujemy wezwania do zapłaty, które automatycznie wyświetlą się nam na liście Wygenerowanych dokumentów. Możemy je pobrać, a tym samym podejrzeć, jak wyglądają nasze zaciągnięte dane:

Wygląda całkiem przyjemnie, prawda? Generuj dokument dla dowolnej ilości Kontrahentów! Wezwanie do zapłaty możesz wysłać do jednego Klienta lub kilku, jeżeli spóźniają się oni z płatnością. Generator dokumentów DOKTOMY pozwala bardzo łatwo zarządzać szablonami, ich modyfikacją i wysyłką pism.