Jak zaimportować własną bazę danych do Doktomy?
Na ten moment, dobrze znasz tworzenie szablonów dokumentów do generowania. Ale czy wiesz, że możesz zastosować import własnej bazy danych ze swoimi pracownikami / potencjalnymi Klientami / usługodawcami / usługobiorcami? Oraz wiele innych list i spisów, wprost do kokpitu generatora dokumentów DOKTOMY?
Nie musisz przepisywać i ręcznie dodawać każdej osoby ( rekordu ) osobno. Możesz skorzystać z importu bazy danych i dwoma kliknięciami uzupełnić bazy danych w generatorze dokumentów DOKTOMY za pomocą zewnętrznego pliku.
Porządkowanie bazy danych
Najpierw uporządkuj swój plik z danymi. Czyli w odpowiednim programie, np. W Excelu, rozdziel poszczególne informacje, takie jak: Imię, Nazwisko, kod pocztowy, ulica, itp. do osobnych kolumn. Pozwoli to uniknąć zaciągnięcia i wgrania do szablonu nieprawidłowych treści. Następnie, gdy plik jest gotowy, wybierz z górnego paska menu Bazy danych -> Dodaj nową bazę z pliku
Zostaniesz poproszony o nadanie nazwy dla nowej bazy, krótkiego opisu oraz wybranie pliku, z którego mają zostać wgrane i zaimportowane dane. Po zaimportowaniu bazy, zostanie zaprezentowany podgląd, jak podzielone zostały treści. To także w tym miejscu możesz zaznaczyć opcję, że Twój plik zawiera nazwy kolumn.
Uzupełnienie danych w generatorze dokumentów
Następnym krok za pomocą którego możesz wykonać import własnej bazy danych do generatora dokumentów jest zdefiniowanie, która kolumna odpowiada za jaką informację oraz czy ma ono być obowiązkowe do uzupełnienia czy też nie.
Dodatkowo możesz zmienić i ustawiać kolejność kolumn, niezależnie od pliku, na podstawie którego wygenerowano bazę danych. Oprócz zaciągniętych i zaimportowanych danych możesz określić dodatkowe pola, które będziesz mógł uzupełnić ręcznie, lub możesz pozostawić je puste. Tę informację będzie można podać indywidualnie, dla każdego pracownika.
Sprawdź poprawność danych w generatorze dokumentów
Nasza zaimportowana baza do generatora dokumentów jest widoczna w zakładce Bazy danych. Możesz zobaczyć, jakie dane są w niej używane, jaki jest opis danej bazy, czyli kiedy możesz ją wykorzystać, nazwę oraz ilość osób (rekordów) przypisanych do tej bazy.
Po kliknięciu ‘Pokaż rekordy’, zobaczysz czy import bazy do konfiguratora przebiegł pomyślnie i wszystkie informacje zostały prawidłowo wczytane. Oczywiście, w przypadku, gdy pozostawisz puste pole, możesz je edytować w każdej chwili, tak samo jak pozostałe dane. Dzięki opcji ‘Import bazy danych do generatora’ nie musisz martwić się plikami, które czekają na ręczne przeniesienie, wpisanie i zaciągnięcie do programu. W przypadku naszego generatora dokumentów możesz importować bazy o niezliczonych ilościach danych! Gwarantujemy, że generowanie umowy będzie przyjemne i przede wszystkim szybkie! Skorzystaj z generatora umów i sprawdź, jak działa nasz import bazy danych!